デジタル採点システムを活用する時には、クラウド環境がおすすめです。一度電子化したデータを複数の担当者で採点するような時には、受け渡しをする必要がなく直接扱うことができるので便利です。また固定の社内サーバーで運用するとアクセスできる環境にいかなければならないなど、デジタルのメリットが半減してしまう恐れがあります。効率的な運用を考えるなら、クラウドの方がメリットが大きいと言えます。
データをコピーするような使い方ではマスターファイルがわからなくなる恐れもあります。デジタル採点システムをクラウドにすると、データの管理に不安を感じるかもしれません。現在では多くの企業がこのようなクラウドによる業務を行うシステムを利用していて、セキュリティ面でも多くの問題が解決されています。病院などの患者情報を取り扱うような状況でも、クラウドサービスは活用されています。
ただし、契約時にセキュリティに関する情報をしっかり確認しておくことが重要です。デジタル採点システムをクラウドで扱う時のセキュリティでは、IDによるアクセス管理やパスワードの定期的な更新によって許可者しか触れられない空間を構築すること、必ずバックアップが取られていること、使用されているアプリケーションが最新になっていることなどが考えられます。またサーバーの監視が行われ、万が一の時に履歴を確認できることも重要です。このような管理方法が行われていれば、クラウドの運用でも問題ありません。
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